Rendezvényszervezés minden körülmények között

2020. június 24.

Amit eddig tudtunk a rendezvényszervezéssel kapcsolatban, azt az utóbbi néhány hónapban a koronavírus-járvány gyökeresen megváltoztatta. A legtöbb esemény átkerült az online térbe, ahol a szervezők teljesen új játékszabályokkal találták szembe magukat. Paris Noble, a TicketNinja üzletfejlesztője bevezet minket a színfalak mögé, és elárulja miként tud egy startup rövid időn belül alkalmazkodni egy adott krízishez.

Egy rendezvény létrejöttének mely szakaszában segít a TicketNinja?

Voltaképpen a rendezvényszervezés összes fázisára jut egy-egy szolgáltatásunk. A korai szakaszban az online promócióra és weblapkészítésre fókuszálunk, ezt követi az értékesítési fázis, amit valós időben tudunk kielemezni és ellenőrizni. A következő állomás már maga az esemény, ahol egy egyedülálló beléptető applikációval segítjük a rendezők munkáját.

Találkoztatok valamilyen speciális igénnyel ezen a területen?

A TicketNinja előtt több olyan ügyfelünk is volt, akik egyedi igények szerint kialakított beléptető rendszert rendeltek tőlünk. Egy idő után összeállt a kép, ami sok átfedést mutatott ezen igények között, így megfogalmazódott egy egységes, de jól modifikálható applikáció kifejlesztésének gondolata. Mára ezt a szolgáltatást integráltuk a TicketNinjába, ami kiegészült egy admin felülettel és egy személyre szabható weboldallal is.

Az egységes rendszer előnye, hogy a rendezvényhez kapcsolódó adatok egy helyen vannak, így az utólag elkészített riportok tanulságait az ügyfeleink a jövőben is fel tudják használni. Minél jobban ismerjük a közönségünket, annál jobb eseményeket szervezhetünk nekik.

Milyen problémákkal szembesül egy rendezvényszervező a tervezés során?

Az online szervezés és hirdetés – hiába fejlődik gyorsan a szektor – nagy kihívást jelent.  Ezek látszólag triviális dolgok, de a valóságban sok múlik rajtuk. Egyrészről a technikai háttér meglehetősen bonyolult, és az sem segít a helyzeten, hogy egyszerre több különböző platformra is kell figyelni, amitől jóval időigényesebbé válhat egy-egy folyamat.  Ennél egy fokkal kézzelfoghatóbb a résztvevők egyszerű követése.

Akik szerveztek már konferenciát vagy meetupot, bizonyára kíváncsiak voltak arra, hogy valóban megjelentek e a kulcsemberek az adott rendezvényen.

A hagyományos forma szerint ezt egy regisztrációnál történő Excel táblázatba vezetéssel lehetett ellenőrizni, amiből utána ki kellett keresni a részleteket. Ezt automatizálja a beléptető rendszerünk, ami valós időben exportálja a résztvevők névsorát.

Log into Facebook

Log into Facebook to start sharing and connecting with your friends, family, and people you know.

Szintén nehézkes lehet a párhuzamos előadások menedzselése. Egy nagyobb konferencián vagy expón előfordulhat, hogy azonos időben több program is zajlik, melyekre bonyolult külön regisztrációs felületeket biztosítani.  Ismerünk néhány szolgáltatást, ami ezen problémák valamelyikére specializálódott, viszont a TicketNinja esetében mindez egy platform használatával megoldható.

Hogyan látod a rendezvények járvány miatti átalakulását?

Az elmúlt pár hónap sok tanulsággal járt, megtanultuk és megtapasztalhattuk, hogy nem vagyunk feltétlen helyhez kötve, ami szerintem egy szuper dolog. Ez előrevetít egyfajta minőségorientációt is, hiszen az online térben várhatóan hamar kiesnek az értéktelen előadások.

Úgy gondolom, a jövőben gyakrabban előfordulhat, hogy egy helyi programot felülír majd egy online, lévén, hogy így olyan előadókkal is találkozhat az ember, akik egyébként nem sűrűn járnának a fővároson kívül. Ugyanez érvényes a különféle képzésekre is, ahol már most nagyon komoly a verseny.

A jövőben az lesz a kérdés, hogy mi az az online esemény, ami miatt érdemes otthon maradni.

Milyen személyes tapasztalataid vannak az online rendezvényekkel? Mi a titka egy jó online események?

Szerintem a legnagyobb titok abban rejlik, hogy egy offline módon elképzelt és megszervezett eseményt nem lehet az online térben eredményesen levezényelni.  Mindenképpen ajánlom a szervezőknek, hogy térképezzék fel azokat az eszközöket és szokásokat, amikkel adaptálni lehet például egy jelentkezést, szavazást és visszajelzést. Ha ezek megvannak, jöhet a prototípus, és a különböző funkciók ellenőrzése. Végezetül nem árt, ha van egy B terv arra az esetre, ha minden kötél szakadna: a neten nem lehet két bónusz sörrel kompenzálni a résztvevőket.

Látom, hogy mindenki kísérletezik, de a tapasztalat hiánya miatt azért még sok az apró hiba. Ezeknek egy része nyilván technikai jellegű, mint amilyen a gyenge internetkapcsolat okozta hang- és kép problémák is. Az online rendezvényekre hatványozottan érvényesek a különböző platformok okozta fennakadások. Mi például úgy oldottuk meg ezt a kérdést, hogy integráltuk a Zoom alkalmazást, így nem kell külön bajlódni a telepítéssel és link küldésével.

Mi lesz a következő lépés? Terveztek a rendezvényszervezésen kívül is fejleszteni?

Most elsősorban az integrációs folyamatokra fókuszáltunk, amilyen a Zoom és az online jegyértékesítés, de tervben vagy egy üzleti modell innovációnk is, amivel még jobban szeretnénk támogatni a rendezvényszervezők munkáját. Látjuk a jó irányt a szemünk előtt, így most legfőképp erre koncentrálunk.

Log into Facebook

Log into Facebook to start sharing and connecting with your friends, family, and people you know.

Milyen tapasztalatokat szereztél a vállalkozás során?

Egy vállalkozás a legjobb tanító mester. Emlékszem arra az érzésre, amikor kiolvastam Carmine Gallo Az Apple élmény című könyvét. Egyrészt lenyűgözött, hogy milyen összhang van a termékek tervezése és értékesítése között, hogy mennyire emberközpontú az egész, másrészt motivált arra, hogy hasonlóirányba kezdjem el képezni magam. Az egyetemet viszont a második előadás után otthagytam, helyette inkább a gyakorlatban szereztem tapasztalatot.

Ennek ellenére nagyon fontosnak tartom a tanulást, csak én máshogy képzelem el ezt. A StartITup Győrön keresztül például kapcsolatba kerültünk az INPUT Programmal, akiktől több értékes képzést, tanácsadást is kaptunk. Amit ezeken a sprinteken pár nap alatt átadtak a design thinking, üzleti tervezés vagy nemzetközi kapcsolatok előadásokon, azt az egyetemeken legalább fél évig tanítják.

Mit tanácsolnál egy most induló startuppernek?

Fontos a sorrendek betartása. Szerintem nagyban elkerülhető a bukás azzal, ha nem egy produktum kitalálásával, hanem egy probléma definiálásával kezdjük a munkát. Az üzleti terv és egyéb finomságok csak ezután nyernek valódi értelmet. Ebben sokat segíthet, ha már korai fázisban sikerül kiválasztani azokat a partnereket, mentort, akik segítenek előre vinni a vállalkozást. A velük való közös munka olyan folyamatokat indíthat el az emberben, ami megváltoztatja a gondolkodását. Végezetül érdemes példát venni azoktól a startupokról, akik patentül csinálják a dolgokat, mint amilyen a Briefly vagy a Bedrock.farm.

 

Szerző: Ignácz Dániel


Megosztás
Kategória
BlogInterjú